Präambel
Der TTC Blau-Weiß Hessisch Oldendorf verarbeitet im Rahmen der Vereinsverwaltung personenbezogene Daten (z.B. Einladung der Jahreshauptversammlung, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebs, Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gilt für den Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die Verarbeitung personenbezogene Daten von Mitgliedern erfolgt automatisiert in PC-Anlagen. Die dabei verwendeten Daten werden elektronisch in Form von Word- bzw. Excel-Anwendungen geführt. Dabei ist hinsichtlich der erfassten Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet auf der Website des TTC veröffentlicht. Dazu zählen auch Fotos, Videos und Spielberichte vom Punktspielbetrieb sowie von internen Wettkampfveranstaltungen. Dies dient der Wahrung berechtigter Interessen des Vereins. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. Verantwortlich für redaktionelle Beiträge auf unserer Internetseite ist die 1. Vorsitzende.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein hat im Rahmen der verschiedenen Verarbeitungstätigkeiten ein Verzeichnis angelegt, in dem die jeweiligen Tätigkeiten detailliert beschrieben werden.
- Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Postleitzahl, Ort, Straße, Hausnummer), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter bei Minderjährigen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
- Alle personenbezogenen Daten der Mitglieder werden angemessen geschützt. Soweit diese Daten auf internen PC-Anlagen der für die Verarbeitung beauftragten Mitglieder verarbeitet oder gespeichert werden ist sichergestellt, dass diese nicht in den Zugriff Dritter unberechtigter Personen gelangen.
- Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Dies gilt auch für Mitglieder, für die eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragt wird, damit diese an solchen Veranstaltungen teilnehmen können.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten auf der Website veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
- Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, wie zum Beispiel Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse von sportlichen Wettkämpfen.
- Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb von öffentlichen Wettkampfveranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
- Auf der Website des Vereins werden die Daten des 1. Vorsitzenden mit Vorname, Nachname, Postadresse, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden zugeordnet. Dieser hat sicherzustellen, dass ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten
- Listen von Mitgliedern werden von den Vorstandsmitgliedern insoweit geführt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation genutzt werden kann.
§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Mannschaftsführer, Kassenprüfer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich, da hierfür die Voraussetzung, dass im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, nicht zutrifft. Fragen zum Datenschutz sind an die 1. Vorsitzende zu richten.
§ 9 Vereinseigene Website
Der Verein unterhält eine eigene Website. Der Vorstand hat dafür eine verantwortliche Person bestimmt, die gleichzeitig als Administrator tätig ist. Die Zuständigkeit für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der Website obliegt dieser Person.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beauftragten Mitarbeiter im Verein dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben verwenden. Eine eigenmächtige Datenerhebung ist untersagt.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins im November 2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Website des Vereins in Kraft.
Hessisch Oldendorf, aktualisiert Mai 2023
Der Vorstand
